Global Hack Weekend — крупнеший хакатон в Украине.

Как сделать невозможное и организовать хакатон

Хакатоны сегодня набирают популярность. Мероприятия, на которые изначально зазывали разработчиков, сегодня проводят для специалистов разных сфер: дизайнеров, экономистов, журналистов. Цель ивентов — найти решение для компании-партнёра, прокачать возможности существующих сервисов, разработать новый продукт. Специалисты, и в основном это всё же айтишники, соревнуются на время, а победители получают ценные призы. Читайте про онлайн казино на реальные деньги.

Провести хакатон или любое другое мероприятие — значит, организовать классное событие, привлечь участников, поддержать свой имидж. Ну и конечно, несколько раз ошибиться, решить срочные вопросы, не просчитать детали и устать. Мероприятия — хорошая возможность заставить говорить о себе, удержать внимание на своих услугах и привлечь меценатов, которые могут стать постоянными спонсорами или клиентами. В то же время надо всё и всех собрать, настроить, найти и поддержать, а стоит это не только денег, но и сил. Учесть всё и просчитать все возможные исходы событий невозможно, но к совершенству можно приблизиться. Как организовать запоминающееся и яркое событие и не потеряться где-то на пути рассмотрим на примере Global Hack Weekend.

Зачем приходить на ваш хакатон?

Почему люди захотят прийти на ваше мероприятие — первый вопрос, который надо задавать себе, организовывая событие. Ваш интерес в проведении хакатона ясен: возможность заработать, найти клиентов, заявить о себе — точно так же у будущих участников должна быть мотивация прийти на мероприятие. Вот несколько причин, которые заставят не только заинтересоваться, но и купить билет:

1. Спикеры/менторы. Кто будет выступать, что он может рассказать, что участники узнают — делайте акцент на экспертах. Если вы сможете обеспечить участие широко известного в узких кругах профессионала, часть аудитории придёт просто послушать и познакомиться с признанным специалистом. Отсюда вытекает важный момент — подготовка ментора. Спикер должен понимать свою роль и влияние на хакатоне.
2. Проекты. Кто-то приходит с уже готовыми наработками, у кого-то есть лишь идеи, кто-то ищет разработчиков и дизайнеров прямо на месте. Возможность взять участие в стартапе, поработать над решениями для крупной фирмы, довести до ума собственный проект — хорошие поводы прийти разработчику, желающему прокачать свои навыки и добавить строчку в портфолио.
3. Быстрый прогресс в сжатые сроки. Успеть как можно больше за 48 часов — цель Global Hack Weekend. Программисты, разработчики, дизайнеры собираются и выжимают за эти часы максимум. И это преимущество, на котором нужно сделать акцент при продвижении информации о мероприятии: никаких отвлекающих моментов, обеспечение всем необходимым, наличие призов — чистая и продуктивная работа.
4. Призы. И хотя программисты, которые приходят на Global Hack Weekend, далеко не самые бедные люди (да и приходят они ради возможности эффективно поработать и поучаствовать в проектах), призы важны. Они мотивируют и подогревают атмосферу соревновательности. Для участников важен не сам подарок, а именно его наличие как доказательство их достижений. Однако пытаться сэкономить на подарке не стоит: вряд ли участники обрадуются одной чашке на группу. Приз должен достаться каждому члену команды и быть полезным: это может быть поездка, доступ к обучающим курсам, встреча с экспертом.

Что нужно для организации хакатона?

Тут мы пробежимся по верхам и отметим моменты, без которых проведение хакатона станет невозможным. Некоторые из пунктов дальше рассмотрим подробнее.

1. Найти локацию и сделать её пригодной к проведению мероприятия. Обычно подходящее помещение выглядит как пустая бетонная коробка без коммуникаций и признаков жизни. За несколько недель её нужно обеспечить мебелью, интернетом, электричеством, освещением, отоплением и на 48 часов сделать это место подходящим для обитания тысячи программистов.
2. Обеспечить пропитание. Вода, еда, печеньки, энергетики — всего этого нужно минимум на шесть приёмов пищи, если мы говорим о 48-часовом хакатоне. Учесть нужно и особенности питания разных людей: у кого-то непереносимость лактозы, кто-то веган, кому-то нужно много белка — учесть и предложить альтернативу.
3. Провести интернет. Чуть ли не главное, что нужно для хакатона. Обеспечить интернетом нужно всех, вне зависимости от того, пришли к вам 50 человек, 600 или 1000. Тут два варианта: найти парнётра и договориться о взаимовыгодном сотрудничестве или заказать услуги конкретного поставщика и оплатить их.
4. Взять под контроль входы и выходы. Если хакатон рассчитан на сотни и тысячи человек, среди них могут затесаться лишние люди: всех участников ведь в лицо не запомнишь. Потому на входах и выходах должна стоять охрана, которая будет контролировать заходящих, их документы, перенос техники. Охранники должны быть готовы вывести людей или успокоить их в любой момент.
5. Вложить в бюджет зарплаты команде. Для проведения мероприятия нужна целая команда специалистов, которая всё подготовит, обеспечит, распространит информацию, проведёт и проконтролирует. Если это не хакатон внутри компании, который организовывают люди на зарплате, и вы привлекаете сторонних специалистов, об оплате их труда нужно думать заранее.
6. Найти спонсоров. Расходы на каждого участника гораздо выше тех сумм, которые от них можно получить, потому без спонсоров организовать яркое и полезное мероприятие на сотни человек практически невозможно.

Кто нужен для организации хакатона?

Точно так же, как организация хакатона занимает не два часа, готовить его должны не два человека. Чисто теоретически, подготовить всё может даже один человек, но высок шанс, что после этого он ляжет в больницу с нервным срывом. Вряд ли такой опыт станет захватывающим, незабываемым, и о нём захочется рассказать всем знакомым, друзьям и родственникам. Как и в любом проекте, для подготовки хакатона нужна команда. Размер команды будет зависеть от количества участников, продолжительности и масштабности, но есть ряд специалистов, которые обязательно должны быть.

Ивент-менеджер. Или же организатор мероприятий. Этот человек занимается всей “грязной работой”. Поиск и оформление помещения, сбор контактов, составление сметы, заключение контрактов, заполнение отчётности, контроль хода мероприятия — всё ложится на плечи ивент-менеджера. Он знает, что и за чем идёт, кто за что ответственен, кому и зачем звонить, и что делать, если что-то идёт не так.

Ведущий мероприятия. Ваш ведущий станет голосом хакатона. Он отвечает за ведение события, объявление этапов, озвучку всего важного. Ведущий постоянно находится на сцене и работает не просто механическим проговаривателем фраз, а профессионалом, способным пошутить, разрядить обстановку, чётко и подробно донести информацию. От ведущего зависит, каким будет настроение у участников хакатона, какие эмоции они получат, насколько хорошо они усвоят информацию.

SMM-менеджер. Этот человек продвигает ваше мероприятие, описывает его так, что каждому хочется прийти, создаёт посты, делает качественные фотографии, поддерживает жизнедеятельность посвящённых хакатону аккаунтов, связывается со СМИ. Во время мероприятия он продолжает свою работу и делает фото, ведёт прямые трансляции, публикует новости, подводит итоги и публикует это всё в соцсетях и связанных с событием медиа.

Менеджер технического обеспечения. Тот, кто знает всё про техническое оснащение на площадке и в любой момент может решить проблему, возникшую со звуком, светом, экранами, электричеством. Он знает, где пьют чай техники и электрики, умеет их находить и организовывать их работу по устранению неполадок.

IT-менеджер. Занимается поддержанием работы всего технологического сектора. В основном это работа с интернет-соединением.

Координатор спикеров/менторов. Как мы уже говорили, эксперты на мероприятии играют важную роль, и они должны понимать это. Также им должно быть комфортно на хакатоне, они должны быть заинтересованы в участии и понимать свою выгоду. Если к вам на мероприяте придёт 1-2 спикера, то помочь им может и организатор, но на Global Hack Weekend обычно приглашают около 50 менторов, потому важно, чтобы с ними был человек, направляющий их и решающий все вопросы.

Координатор волонтёров. Для помощи в проведении хакатонов часто зовут волонтёров. Эти ребята помогают участникам, отвечают на их вопросы, могут показать, где находится столик с едой, провести к туалету и показать, к кому обращаться, если не работает розетка. Волонтёрам тоже нужно помочь организоваться, и координатор как раз занимается этим.

В зависимости от масштаба и направленности хакатона набор команды может различаться. Где-то может понадобиться врач, где-то — бармен, где-то рефери, но минимальный набор специалистов будет оставаться таким.

Где нужно организовать хакатон?

Найти подходящую локацию — проблема. Оснастить локацию всем необходимым, провести электричество, подключить Wi-Fi и отопить помещение — проблема ещё больше.

Под локацию стоит выбирать максимально большое помещение, в котором можно разместить необходимое вам количество людей. Если хакатон проводится для пятидесяти сотрудников одной компании, то подойдёт и большой конференц-зал самой фирмы, но если вы планируете мероприятие на сотни и тысячи человек из разных городов, то место должно быть соответствующим: съёмочный павильон, арт-завод, IT-парк, концертный зал и так далее. Global Hack Weekend посещали около 1000 человек, и, чтобы разместить их правильно, нужно было учесть множество деталей. Что должно быть на локации?

Комфорт. В помещении должна поддерживаться комфортная температура, которую поддерживают обогреватели зимой и кондиционеры летом, должна работать вентиляция, должна быть налажена система освещения. Для участников нужно спланировать удобную рассадку, продумать количество столов и стульев. Так, если вы знаете, что к вам придут 200 человек на хакатон, заготовьте около 300 стульев. Лишних мест для сидения точно не будет, потому что может прийти больше человек, несколько стульев могут сломаться, кому-то понадобятся дополнительные кресла. Если вы заранее знаете, что хакатон посетят люди в инвалидных креслах, озаботьтесь расстановкой мест так, чтобы между ними были достаточно широкие проходы, позволяющие проехать.

Базовые потребности. Участники будут находиться на локации 24-32-48 часов, и всё это время будут продолжать быть людьми и хотеть пить, есть, ходить в туалет. Эти потребности вы должны удовлетворить и рассчитать, сколько воды выпьют участники, сколько они съедят печенья, лапши быстрого приготовления. Организаторы Global Hack Weekend дополнительно закупали своим посетителям-программистам энергетики, позволяющие выжить эти 48 часов работы и остаться в ясном сознании.

Электричество. Не только программистам нужны розетки для подзарядки гаджетов. Электричество сегодня понадобится на хакатоне, посвящённому и моде, и банковскому делу. В основном расчёт идёт по две розетки на одного человека.

Стабильный Wi-Fi. Кажется, что нет ничего проще. Однако на хакатоне это далеко не самый простой пункт, и IT-поддержка всё мероприятие должна следить, чтобы никто из сотен человек сеть не положил и не занялся скачиванием торрентов.

Врач. Этот пункт нужен не для всех хакатонов, но организаторы Global Hack Weekend искали врача, ведь тысячи выпитых баночек энергетиков за 48 часов могут привести к самым неожиданным последствиям, потому нужен был тот, кто поможет.

Сколько нужно денег для организации хакатона?

Много. Очень много. Как мы уже говорили, если вы не найдёте спонсоров, организовать мероприятие будет сложно. Вложить в организацию хакатона уровня Global Hack Weekend нужно несколько миллионов гривен. Эти миллионы не отобьются с билетов, которые стоят пару сотен, а студентам часто вход совсем бесплатный. На одного участника закладывается в среднем 2 тысячи гривен, в которые входят обеспечение его интернетом, питанием, местом для размещения. Так и посчитаем: 2 тысячи гривен на 1 тысячу участников, будет…

Отдельно считается призовой фонд, зарплата команде, проведение коммуникаций, заказ кабинок туалета. Бюджет закладывается и на непредвиденные ситуации.

Как выбрать победителя?

Соревновательная база — чуть ли не двигатель мотивации участников хакатона. Победители получают приятные призы, но для начала этих победителей нужно определить.

На хакатоне Global Hack Weekend тройку призёров и несколько победителей челленджей от партнёров мероприятия определяют менторы. Организаторы упомянутого хакатона разработали несколько критериев оценки команд:

1. Прогресс. Кто-то приходит на хакатон с худо-бедно работающим прототипом и доводит его до ума, а кто-то — лишь с идеей и собирает за двое суток худо-бедно работающий прототип. Поэтому, чтобы поставить всех участников в равные условия, жюри оценивает лишь прогресс, сделанный за 48 часов. Таким образом, победить может и команда, сделавшая всё с нуля, и команда, которая довела проект до идеала.
2. Результат. Жюри оценивает только работающий прототип. Презентации, красочные обещания, идеи даже не рассматривают.
3. Перспективность. Участники хакатона создают продукты, которые в будущем могут приносить доход. Цель мероприятия — помочь не только разработать, а и оценить бизнес-составляющую разработки и научиться её продавать.

Итоги и выводы

Организовать крутое мероприятие можно, только ответив на вопросы “Зачем?”, “Кто?”, “Где?”, “Что?” и “Сколько?”. С хорошей командой, четко составленной сметой, спонсорами, призами и мотивацией вы сможете качественно провести хакатон.

При подготовке хакатона нужно учесть несколько моментов: сколько будет участников, сколько будет длиться хакатон и какой будет направленность мероприятия. От этого нужно отталкиваться.

• Самое важное при подготовке — собрать хорошую команду профессионалов, которая не подведёт и полностью выложиться в процессе подготовки и проведения ивента.
• Локация — место, которое станет домом для участников на 48 часов. Там должно быть комфортно.
• Бюджет. Он просто должен быть.
• Менторы — люди, от которых зависит наполненность хакатона, заинтересованность в нём участников и конечные результаты.

В конце концов, предугадать всё невозможно, но надеемся, у вас получится приблизить ваше мероприятие к идеалу.